Was haben Schokolade und Digitalisierung gemeinsam? Sie sind in aller Munde :-) Das war es dann aber auch schon fast. Wie jedes andere Unternehmen gibt es aber auch in einer Schokoladenmanufaktur mehr als die reine Produktion. Vom Einkauf der Zutaten, über die Lagerverwaltung, den Verkauf bis hin zu den zahlreichen Dokumentationspflichten. Dabei fallen riesige Mengen an Papier an: Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Spezifikationen, Zertifikate (Bio, BFS, etc.), Kataloge, Preislisten und vieles mehr.
In den letzten Jahren wurde davon schon vieles nicht mehr auf Papier sondern nur noch elektronisch ausgetauscht. Abgesehen vom gesparten Papier sind die elektronischen Dokumente auch schneller und überall abrufbar. Aktenordner durchsuchen ist nicht mehr nötig. Wir haben die Sommerzeit genutzt um noch einmal intensiv möglichst viele Dokumente in Zukunft nur noch digital vorzuhalten. Das spart Papier und schont die Umwelt.
Der Einkauf von Zutaten und Rohstoffen ist jetzt komplett digitalisiert. Egal ob Produkt Spezifikationen, Anfragen, Angebote, alles wird nur noch elektronisch mit unseren Lieferanten ausgetauscht. Dokumente die wir per E-Mail erhalten werden grundsätzlich nicht mehr gedruckt, sondern nur noch digital in unserem Odoo ERP System gespeichert (Tipp: wer ein neues ERP System sucht dem Empfehlen wir Odoo zusammen mit unserem deutschen Partner Intero Technologies). Direkt bei dem Vorgang zu dem sie gehören. Rechnungsdokumente sind so im Rechnungsvorgang hinterlegt, Produktspezifikationen direkt im Produkt, Zertifikate beim Lieferanten. Alles ist immer überall abrufbar, kann jederzeit auf Vollständigkeit kontrolliert werden und ist auch bei Prüfungen durch Bio Zertifizierer, Finanzamt etc. ohne Umwege verfügbar und kann bei Bedarf auch einfach digital weitergegeben werden.
Hatten wir vor zehn Jahren noch jedes Jahr einen zwei Meter hohen Stapel mit neuen Katalogen unserer Lieferanten, gibt es die Daten inzwischen alle nur noch als PDF per E-Mail.
Was bleibt von der Papierzeit?
Auch im Verkauf tauschen wir Dokumente nur noch digital mit unseren Kunden aus. Eine einzige Ausnahme bleibt. Den Lieferungen unser Lieferanten liegt noch ein Lieferschein bei und wir legen unseren Sendungen eine kombinierte Rechnung/Lieferschein bei. Ansonsten sind unsere Drucker jetzt Rentner.
Was sonst noch von der „guten“ alten Papierzeit übrig bleibt? Ein Berg an Aktenordnern die jetzt und in Zukunft nicht mehr gebraucht werden und ein paar leere Aktenregale. Wer, warum auch immer, noch Aktenordner gebrauchen kann, kann diese bei uns kostenlos abholen. Einfach per E-Mail bei uns melden.
Was von der alten Papierzeit bleibt? Leere Aktenordner.
Digitalisierung als Sommerbeschäftigung